安心して任せられる！作業マニュアルの作り方と手順を解説！

どんな人が作業を行っても、同じレベルで仕事をしてもらえるように、事前に用意しておくものとして作業マニュアルがあります。具体的な流れが書かれていることで、わざわざ先輩などに質問をしなくても作業が進められることから、あって損はありません。社員が少ない状態ならまだしも、社員が増えれば口頭で伝えるだけでは限界があり、作業マニュアルの準備が求められます。今回は作業マニュアルの作り方と手順についてまとめました。

作業マニュアルがないと何が起こるのか

そもそもなぜ作業マニュアルが必要なのか、それは経営効率の向上のためです。同じ営業の仕事でも、ある人は必死に歩き回って外回りに励み、別の人はその人が持つコネクションで労せずして成績を残すことがあります。結果さえ出せばそれでいいわけではないのがビジネスの世界であり、誰がやっても同じような結果にならないと、特別なポテンシャルを持つ人が退職した場合、またイチからスタートになり、効率が上がりません。

その人独自の働き方は、時に会社の方針にそぐわないこともあります。特別なスキル、ノウハウを持つ社員がいても、正しく受け継がれないまま退職してしまえば、会社にとって大きな損失です。誰がやっても同じような仕事、質になることは、経営効率の向上につながるだけでなく、手順の検証や改善にも役立ちます。

作業マニュアルの作り方

1.範囲を決める

会社で行うすべての業務をマニュアル化することはいいことですが、これだと作成にかなりの時間がかかります。そのため、事前に範囲を設定し、どの作業にマニュアルがあればいいかを決めます。その過程で、誰にとってのマニュアルなのかを決めることにもつながり、よりターゲットが明確化され、作業が捗ることでしょう。

2.骨組みを決める

新入社員や中途入社の社員に読んでもらう作業マニュアルは、特別な知識がなくても、それを読めば理解できるものにしておけばストレスなく読んでもらえます。逆に言えば、何でも詰め込めばいいというものではなく、要所となる作業を設定し、その作業につながる手順を考えることが必要です。最初に骨組みを決め、要所を設定することで、よりスマートな作業マニュアルへ仕上がっていきます。

3.検証できる内容にする

作業マニュアルは、経営効率の向上や質の均一化など様々な目的で作られますが、具体的な目標を設定することにより、当初掲げた目的が単なる掛け声に終わらず、達成すべき成果に変わります。作業スピードを速めるためにマニュアルを作るとすれば、それによってどれだけ作業時間を短縮させたいか、事前に決めておきます。すると、作業マニュアルをアップデートさせる際に、検証しやすいです。

4.試しに運用して改善点を洗い出す

最初から完璧な作業マニュアルは出来上がりません。最初に作られたものには必ず改善点があり、作成者が気が付かなかった盲点が発見され、修正する作業が入ります。そのため、当初は多少粗くても、ひとまず出来上がればすぐにマニュアルを導入し、現場からの声や経営的な数字を見ながら検証を進めましょう。そして、マニュアルへの追加、削除、修正を重ねます。最初は粗さが目立ったマニュアルも段々と洗練化され、その時代に合った完璧に近い作業マニュアルが構築されていきます。

解釈の余地を与えない作業マニュアルを目指す！

作業マニュアルは、より具体的なものでなければならず、人によって別々の解釈になるような抽象的なものであってはなりません。「この場合はこれをする」と、できるだけ具体的に指示を書いておけば、何をすればいいか明確なので迷わないですし、指示もしやすくなります。一方、業務内容によっては全ての行動をピックアップできないケースがあり、その人に判断を委ねることも。

その場合は、最終的に目指すべき部分などを明記し、行動基準を示すことで、できる限り解釈の余地を与えない形が整います。裁量が与えられたとしても、設定したスタンスは守りつつ、目指すべきゴールを目指すように調整すれば、対応に個人差が出るようなことにはなりません。

まとめ

今回は作業マニュアルの作り方などをまとめました。企業によっては、新入社員にマニュアルを作らせるケースがあり、そうすることでより届きやすい言葉で書かれるだけでなく、業務に関する理解度を判断できます。現場の人が使いやすいものでなければならず、そのためにあえて新入社員にマニュアルを作らせるのも1つの手段です。誰にとっても見やすく、理解しやすい作業マニュアルこそが素晴らしいマニュアルであり、それを完成させるのは難しくありません。

大事なのは、マニュアルはアップデートされるものだと認識すること。常に更新しなければならないと考えながら、日々効率的に行えるやり方を考えていくことは、経営効率の向上にもつながっていくことでしょう。