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効率アップ!ファイル共有システムの種類と使い方5選!

スムーズな情報共有や、移動中・外出先でのモバイルワークなどの実現によって業務効率化につながるファイル共有システム。

今日では、多くのファイル共有システムがクラウドサービスとして提供されており、タブレット・スマートフォンといったモバイルデバイスからもファイルにアクセスできる利便性の高さから多くの企業が導入しています。

参考URL https://www.itr.co.jp/report/marketview/M17001500.html

そして、今回はそんなファイル共有システムの種類・使用方法を解説しています。

 

ファイル共有システムとは?

 

従来、業務で利用する各種ファイルは、企業内に設置された自社サーバーで管理するのが一般的でした。

しかし、自社サーバーでのファイル管理には専門のエンジニアが必要となるうえ、サーバーの調達や設置場所の確保などに多額の費用を要する、オフィス外からのアクセスを実現するためには専用線の開設などが必要となるといった手間を要しました。

しかし、インターネット環境の普及などによって、今日では多くの企業が、自社サーバーではなく、ネットワークベンダーなどが提供しているファイル共有システムで各種ファイルを管理しています。

ファイル共有システムは、サービス提供企業が構築したサーバー上でファイルを管理することができるサービスです。

一般的には、PCだけではなく、スマートフォンやタブレットでも利用可能なマルチデバイス対応のサービスとして提供されているので、オフィスだけではなく、外出先や移動中にもファイルの閲覧・編集などが可能です。

また、当然他のユーザーともファイルを共有可能であり、ビジネス向けに提供されているものであれば、ユーザーごとにアクセス権限を設定して、セキュアな運用を実現できるように設計されています。

では、具体的にはどのようなファイル共有システムが提供されているのでしょうか?

 

代表的なファイル共有システム5

 

1. Dropbox

Dropboxは、今日国内においても認知が広がっている代表的なファイル共有システムの一つです。

2GBまで無料で、使用することができます。

シンプルな使用が特徴的なシステムで、社内でファイルやフォルダ単位の共有に使用されることも多く、非常に扱いやすいファイル共有システムです。

モバイルアプリもあり、ファイルのアップロードも簡単に行うことのできるファイル共有システムの一つです。

https://boxil.jp/service/534/

2.Googleドライブ

Googleの運営している、ファイル共有システムです。

無料では15GBまで使用することができ、拡張オプションも豊富です。

月額30,000円で50ユーザー・50GBで利用することができます。

また、必要に応じて10GBごとに1,000円で追加をすることができます。

ワードやエクセルのような使い勝手の、Googleドキュメント・Googleスプレッドシートなどが利用できるため、文章制作・企画書管理などの共有に向いているファイル共有システムです。

モバイルアプリもあり、タブレットやスマホからの使用にも向いています。

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

3.OneDrive

Microsoftが運営しているOneDriveは、PowerPointWordのデータの利用が多いビジネスパーソンに向いているファイル共有システムです。

5GBまでは、無料で使用することができます。

PCに、Officeがインストールされていなくても、Web上のブラウザでOfficeを使用することができます。

https://boxil.jp/service/924/

4. J-MOTTO

社外のビジネスパートナーと、いつでもデータ共有することが可能なファイル共有システムサービスです。

オンラインストレージのように手軽に利用できるだけでなく、細かな管理機能も兼ね備えています。 50ユーザー、50GBまでなら月額30,000円で利用できます。 10GBごと1,000円の料金で利用できます。

手軽に利用でき、細かな管理機能も兼ね揃えているため、資料の共有などへの使用も非常に便利です。

https://www.j-motto.co.jp/

5. Fileforce

Fileforceは、PCを始め多くのデバイスからファイル共有・管理が可能なサービスです。

企業で使用しているファイル管理に必要な機能を兼ね揃えており、多種多様な職種・規模・業務内容に応じて対応することのできるファイル共有システムです。

安全性も高く、使用中にデータの複製もでき、更新前に自動でバックアップを取ってくれるためリアルタイムでのやりとりも非常に便利です。

https://www.fileforce.jp/

まとめ

ファイル共有システムは、メンバーの上限に応じてプランが異なるものや、無料で使用できるサービス、有料で使用できるサービスの内容が異なります。

企業規模や業務内容に応じて使用するシステムを選ぶことも、業務効率化につながる一つのポイントになります。