販売管理を効率よく行う方法とは？

　販売数量や売上の適切な管理はもちろん、適切な仕入れや代金回収を行ううえで、販売管理は物品販売を行っているあらゆる企業において非常に重要な業務です。一方で、販売管理は、仕入れから最終的な代金回収に至る多岐にわたるプロセスに関わるため、業務が煩雑になりがち…。担当者の業務負担が大きくなってしまうことも少なくありません。そこで、今回は販売管理を効率良く行う方法について解説していきます。

販売管理とは？

販売管理とは、仕入れ・受注・出荷・納品、代金の回収という物品販売に関わる一連のプロセスを管理することを言います。こうしたプロセスにおいて、金額や数量をといった情報を正確に管理することで、より正確な売上・利益の見込みを立てることができるようになります。また、情報を分析することによって、販売額などを見直すことによって利益を最大化していくこともできるでしょう。

販売管理のプロセス

販売管理のプロセスは、具体的には受注管理→出荷管理→請求管理→仕入管理→在庫管理というプロセスに分類することができます。受注業務に関しても、1つの受注に対し各部門が連携を図り業務を進めることが必要となります。そこで、販売管理の各プロセスについての詳細を見ていきましょう。

1.受注管理

まずは、顧客に提案をするための商品の金額・数量・納期の見積書を作成します。見積書が承認された段階で、商品の保証・納期・支払いなどの取引条件記載の作成し合意のうえ締結されます。納期・数量などに問題がなければ、正式に注文となり受付となるのです。

2.出荷管理

出荷を行う際、必要となる各種書類の作成や発送などを行います。出荷情報を明確に、担当者に伝えるための指示書を作成しそれに基づいて納品を行います。この、出荷業務と並行して納品に必要な書類なども同時に手配を進める必要があり、注文通り出荷を終え、正しく納品されたら受領書にサインをもらい、納品作業は終了となります。

3.請求管理

顧客へ請求額が確定したら、請求書の発行を行います。受注管理の時に行った、取引条件に沿って所定の期間内に行った取引に対しての請求書を作成し添付しきましょう。また、納品のたびに支払いを行う場合は規定の締め日に関わらず、都度の請求書発行が必要となります。

4.仕入管理

仕入管理では、購入希望の商品を記載した、購買依頼書をもとに見積もりを出します。その後、契約の締結・受注管理の時と同様、金額・納期・支払い方法などを確認し、内容に問題がなければ上記の流れと同様に契約書を取り交わし、発注を行い、契約書を交わします。仕入先から、受領連絡が届いたら発注完了です。また、 商品が入荷したら、入荷検品・検収作業を必ず行います。数量に間違いがないかはもちろんですが、キズ・汚れなど欠損も一緒に確認していきましょう。
その後、仕入伝票を作成し経理へ提出したら、入荷の検品作業は終わりとなります。
経理には、買掛金として記帳され、商品有高帳には在庫として記録されます。

5.在庫管理

単価・数量・金額といった現在ある在庫情報をまとめ、在庫の受入と出庫を記録します。定期的に棚卸を行うことで、データと在庫に誤差がないかを確認することで、実数を明確にすることができるのです。それでは、販売管理を明確に行う上ではどんなことが必要とされるのでしょうか？

販売管理を明確するためにはシステム化を行う

販売管理を行い、売上・利益の見込みを立てるうえでは、見積書・請求書の管理が特に重要となります。しかし、見積書・請求書の管理が複雑化してしまうケースも少なくはありません。そうした問題を解決するために、販売管理システムを導入することで問題を解決に導くことが期待できます。販売管理システムの役割は大きく分けて2つに分類できます。“正確な情報管理”と“業務の効率化”です。
複雑化し管理しにくい顧客情報は、販売管理システムに紐づけて情報を登録することで検索・抽出が簡単になります。顧客情報を販売管理システムに紐づけることで、資料・書類の作成時間の工数削減につなげることができます。また、見積書などを作成する際にも、過去の資料・実績と照らし合わせリピート品に関しては適正販売価格を設定しやすくというメリットもあります。

まとめ

販売管理を効率よく行ううえでは、現状を正しく把握する必要性があります。
現状を明確にすることで、利益の把握が行いやすくなり各部署のフローが把握できます。
業務改善につなげるためにも、販売管理に取り組みましょう。