2020年1月18日
助けるビジネス、未来にプラス
文章を書くのが苦手な人でも分かりやすい文章を作れる3つのコツ。
こんばんは。編集長のSeinaです、
先日の出来事ですが、運転免許の期限が迫っていたので、運転免許の更新をしに、免許センターに向かったら担当者の人が住民票を忘れたので、免許の更新の手続きが出来ないと言われて、帰りました。でも、満足です。お腹一杯になって帰りました。おいしいラーメンを食べたからです。
いかがでしょうか。一回でどんな出来事があったのかお分かりになりましたか？
- 運転免許の更新をするために免許センターに行ったら、住民票を忘れて更新できなかった
- でも帰りに美味しいラーメンを食べれたので満足
ただそれだけのことを伝えたい文章なのに、余計な情報が沢山あったり、主語と述語の関係がぐちゃぐちゃだと読み手は大きなストレスを感じてしまいます。
さすがにこんなひどい文章は書かないよ、と思ったかもしれません。では、ご自身の自己紹介文を誰にでも伝わるように、分かりやすく200文字程度にまとめてくださいと言われたらいかがでしょうか。
様々な経営者のお話を聞くと、文章を書くのが苦手と答える方は非常に多いです。文章力に自信があるという方はそう多くありません。
文章力は奥が深く、絶対的な正解は存在しませんが、どんな方でも最低限文章を読みやくするコツは確かに存在するのです。
沢山あるコツの中でも、私自身が本や記事の執筆当初に一番初めに意識した、3つのコツをご紹介していこうと思います。
分かりやすい文章の定義と例文
そもそも分かりやすい文章とは何か
分かりやすい文章という言葉があいまいであるため、この記事内では、
分かりやすい文章＝最後まで読まれる文章
と定義します。文章を読んでいる途中に、あぁもう読みたくないと思ってスマホの画面を閉じた経験はありませんか？
スマホの画面を閉じるという行動をとる原因は主に2つ。内容がつまらないか、内容を理解できないかです。
内容がつまらないかは読み手によるので、まずは内容をわかりやすくして、最後まで読んでもらう読了を目指しましょう。
分かりにくい文章と修正後の文章を比較
まず、下記のPR文章をご覧ください。
いかがでしょうか。続いて下記が修正を行った文章です。
分かりやすい文章の3つのコツ
コツ１：文章の構造を考える
では、一つずつ紹介します。一つ目のコツは「文章の構造を考える」です。
文章の構造を考える＝文章の構成要素を分解して適切な順番に並び替える
だと思っていただければ結構です。修正前文章の構成要素を分解すると、全部で7つに分けることが出来ました。
<事業内容>
①営業資料作成とメディアサイトの運営の事業を行っている
<自己紹介>
②SENA株式会社代表の生畑目 星南（なばため せいな）です。
<問題解決のステップ>
③会社の認知度を上げることに悩んでいる方、まずは現状と課題の整理を行うことが重要です。
<読み手への提案>
④ヒアリングからサポートしますので安心です。
<自社の強み>
⑤会社の認知度をリアルとWebの両方から高める支援が得意で、
<対象顧客>
⑥Webを活用して認知度を上げ、営業活動に繋げたいという経営者様のサポートが特に得意です。
<締めの一言>
⑦それでは、どうぞよろしくお願い致します。
いかがでしょうか。1つ1つの要素を分解してみると、文章の流れが悪いと感じませんか？
文章の流れがスムーズだと読み手は安心感を覚えます。
以下のような順番に整理すると多少改善されます。
<自己紹介>
②SENA株式会社代表の生畑目 星南（なばため せいな）です。
<事業内容>
①営業資料作成とメディアサイトの運営の事業を行っています。
<自社の強み>
⑤会社の認知度をリアルとWebの両方から高める支援が得意で、
<対象顧客>
⑥Webを活用して認知度を上げ、営業活動に繋げたいという経営者様のサポートが特に得意です。
<問題解決のステップ>
③会社の認知度を上げることに悩んでいる方、まずは現状と課題の整理を行うことが重要です。
<読み手への提案>
④ヒアリングからサポートしますので安心です。
<締めの一言>
⑦それでは、どうぞよろしくお願い致します。
なんとか読める文章にはなってきました。
コツ２：文章の重複を無くす
二つ目のコツは「文章の重複を無くす」です。
やりがちなのは単語レベルの重複と、文節レベルでの重複です。
のが3回も続いていますね。2回でもギリギリセーフ、3回は完全にアウトだと思ってください。
重複を無くすと、
上記のようになります。コツ１でお伝えした文章の構造と踏まえれば、自己紹介、事業内容の順番が適切ですよね。
よって、
と修正すればより自然な文章になります。
コツ３：文節の重複を無くす
最後のコツは「文節の重複を無くす」です。
文節の語尾がほとんど「です」で終わっていますよね。修正後の文章を見てましょう。
語尾に様々なバリエーションがありますよね。語尾にバリエーションがあると、読みやすく聞き心地が良い文章に繋がります。
まとめ
つまり、3つのコツをまとめると
- 文章の構造を考える
- 単語の重複を無くす
- 文節の重複を無くす
という内容でした。まずは3つのコツを行うだけでも分かりやすい文章に繋がります。最後に、自分の文章を読み返すのを忘れずに行ってくださいね。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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Seina(編集長・ライティング)
大学卒業後、中堅人材派遣会社に入社。 法人営業及びスタッフのマッチングを行うコンサルタントとして従事。
その後、投資会社に転職。個人向け金融商品の営業マンとして 入社半年から退職に至るまでトップセールスを守り続け、社内史上最速での昇格を果たす。
経営コンサルティング会社に転職後、「思考の分析と視覚化」の支援を得意とし、製造業・建設業を中心にサポートを行う。
2018年12月にSENAの代表として独立。クライアントの想いを可視化し、資料にする「資料作成代行業」を営む。
2019年7月に法人化。
Nari(管理人・デザイン)
高校卒業後アメリカの大学へ進学。21歳の時、家庭の事情で自主退学する。
自身が勤めた会社の廃業処理の経験をもとに身辺整理・生前対策の事業を始める。
仕事と並行してWeb制作を勉強し、会社の元同期で友人でもあるSeinaと一緒にメディアを立ち上げる。