2次会参加率70%、同窓会の幹事をした経験を振り返る。成功要因は「巻き込み力」。

年を重ねてくると飲み会の幹事や、企画の主催をする機会も増えますよね。以前の記事でも紹介した、小学校卒業以降、初めて企画された同窓会の幹事を仰せつかった時の話です。

18年ぶりに会うともなれば、そもそもお互いの連絡先すら分かっておらず、地元を離れた人も沢山いる中で、発起人を中心に幹事が力を合わせ、参加対象者90人弱の中40名程が集まり、4次会まで行われた大成功の同窓会。

その成功の要因は「巻き込み力」だと感じています。ポイントは何だったのか？振り返ろうと思います。

同窓会の成功要因を分析してみる

結果を数字で振り返る。

改めて、同窓会の結果を数値ベースで振り返ってみると、

同窓会参加者数：42/87（48%）＋先生5名
二次会参加者数：29/42（69%）
三次会参加者数：31/29（107%）
四次会参加者数：20/31（64%）

という結果になりました。三次会で出席率が100%を越えているのは三次会から合流したメンバーが複数いたことによるものです。当初は二次会参加率が約50%、20人を想定したいので大幅に上回る結果に。

結婚式の二次会と異なるのは、小学校の同学年というカテゴリの中で、合う人合わない人がおり、活発的なグループもおとなし目なグループも同じ場所に会するということです。

その中で参加者が満足して価値を感じる難しさを考えれば非常に優秀な数字なのではないでしょうか。

参加率を増やす工夫

どんなに同窓会の内容が楽しくても、そもそも参加人数が集まらなかったら盛り上がるも何もありません。みなさんだったらどんな手段で参加を募りますか？

私は、なるべく負担なく楽に人が集まればよいと思っていたので、LINE、Facebook、Instagramを使って告知文を流し、スケジュール調整アプリで出欠を取るという考えしかありませんでした。

ところが、発起人の2人がとったアクションは、SNSだけではなくポストに直接はがきを投函するという超アナログ戦略を取ったのです。

当然、その分時間も労力もかかるので非常に大変だったと思いますが、それが参加率を押し上げる要因となりました。

因みに、住所はどうやって調べたかというと、これまたアナログで昔の連絡網から引っ張り出したり、親同士の人脈を使って住所を調べたりとあらゆる手段を使って当時の同級生全員に連絡を取るようにしたのです。

実家を離れている人も沢山いましたが、後々参加者に話を聞くと実家の親から電話がかかってきてハガキの存在を教えてくれた、なんてケースもありましたからアナログとデジタルの両面から集客できたことは大きかったでしょう。

また、各クラスの担当の先生を含む5人の先生が出席してくれたことで、参加する理由を一つ増やせたことも今回の結果をもたらした要因だと考えます。

運営体制

幹事の運営体制は全部で9名。私の小学校の学年は全部で3クラス。1クラスは約30人でしたから比較的幹事の数としては多いような気もします。

内訳は発起人の2人+各クラスの2or3の幹事を置くという布陣。男女比は5:5。これは、発起人のグットアイディアで、“同窓会を一緒につくる”メンバーが多いことで会の質が高まることに繋がったと考えています。

また、人選も絶妙でどんな人とでもコミュニケーションを取れるタイプの人間を採用したことも成功要因だったと思います。小学校の同学年というコミュニティにおいて、ピラミッド型のヒエラルキーはどうしても発生します。

いつも目立って、活発だったグループもいれば、あまり目立たず特定の友達とだけ常に一緒にいるような人もいます。もし、これでいつも目立っていたような立場の人だけで幹事が構成されれば中々参加しにくいと感じる人もいるでしょう。

バランスに富んだ人材の採用は運営視点で見ると非常に重要だと思います。

各幹事のタイプ

改めて各幹事がどういうタイプだったかを振り返ってみると、やはりバランスの良さを感じます。仕事や諸事情があって中々動けないメンバーも多かったですが、それぞれが出来る範囲の中で協力し合える良好な関係性を築けていこともプラスに働いた要因でした。

発起人Aくん：男女問わずどの層とも仲良くでき、人脈がとにかく広い
発起人Bちゃん：女の子の人脈が広く、一つ一つ確実に仕事をこなす
幹事Aくん：男女問わず人脈広く、ムードメーカー的存在
幹事Bちゃん：ムードメーカー的な存在かつ、的確な意見をずばずば言う
幹事Cくん：お子さん産まれたてで忙しい。基本的にいじられ役。
幹事Dくん：仕事が非常に忙しい。計算得意だし、サポート、フォロー上手。
幹事Eくん：仕事が非常に忙しい。活発的なグループの人脈が広い
幹事Fちゃん：仕事が忙しいためか連絡がほとんど取れず
Seina：情報の整理、議事録、パワポなど担当

座席の配置

当日の席は、最初だけ完全指定。自由にすると、気まずくて中々座れなかったり、特定の人同士でくっついてしまう懸念があったため、クラス別かつ男女をバランスよく配置しました。

先生の配置にも気を配り、当時仲良かった人が誰か、どういうタイプだったかを幹事で話し合い、時間をかけて決定をしたのも良かったと思います。

幹事は盛り上がっていないところがあったら、積極的に話しかけにいけるようにしたのもポイントです。

プログラムの工夫

同窓会のプログラムには、通常の開会、閉会の挨拶に加えて先生からの一言コーナーと、クイズを行いました。クイズは、地元の懐かしいスポットの名称や運動会のお遊戯の名前などどれも懐かしいものばかり。

答え方にも一工夫を加えて、クイズを答えた人が、次に答えてもらう人を指名するというシステムを取り入れたことにより、みんなが最後まで飽きることなく参加をしてもらうことが出来ました。

先生の一言コーナーが終わった後は、敢えて無茶ぶりをして面白いことを言ってくれる同級生に感想を求めてマイクを渡して笑いをかっさらうなど、全員が場に参加できる内容にしたことは極めて重要なポイントだったと思います。

まとめ

同窓会実施時に幹事で共有したことは、

・お店に迷惑をかけない
・先生に迷惑を掛けない
・誰かが一人ぼっちになることや悲しい思いをする会にしない

ということです。その為のポイントは「参加者を巻き込んで全員で場を作ること」に集約されています。それを実現するために

・1年間前から準備
・アナログとデジタルを組み合わせて集客
・先生も招待
・幹事の人選をバランスよく配置
・座席の指定と配置
・参加型のクイズ
・人を選んで参加者をいじる

といった積み重ねが今回の結果を生みました。ただやはり発起人がいなければこういった会が実現することはありませんでした。

会終了後にお互いに連絡先を交換して、早速また一緒に遊び行く予定が出来たなんて人もいたことを聞くと、当日の楽しみだけでなく、今後の繋がりも作れたのではないかと思います。

幹事をやるときは、ぜひいい会を企画していただければと思いますし、参加者側で参加する際はぜひ幹事に一言お礼を言っていただけると双方ハッピーになれると思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。

この記事を書いた人

seina独立と同時期に離婚を経験し、フリーランスとして半年ほど過ごした後、法人化。著書に「分かりやすい提案書の３RULE５DESIGN」「今さら聞けないテレアポのキソキホン」など。地元・横浜での立ち飲みがマイブーム。

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